¿Tiene sentido gestionar los documentos que intervienen en un proceso con una herramienta diferente a la que gestiona el propio proceso? De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana y por tanto no puede estar desligado de ella. Al estar incluida la Gestión Documental en AuraPortal los Procesos se encargarán de controlar las actividades que se realizan en una entidad y, por tanto, manejarán los documentos que intervienen en las actividades y se encargarán de su óptima gestión.
A través de sus capacidades para gestionar Procesos, Bibliotecas y Familias de Gestión, AuraPortal automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los Documentos y Contenidos Web: Captura y Creación automática de documentos, Almacenamiento (Archivo Virtual Inteligente), Flujos, Acceso y Eliminación, permitiendo gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad.
No se trata pues de que la Gestión Documental lleve un workflow. Es al contrario. Se trata de utilizar la capacidad de gestionar y controlar los Procesos que proporciona AuraPortal para gestionar y controlar los Documentos y Contenidos Digitales: Archivística, Aprobaciones, Versionado, Firma Digital, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones, Vigilancia, Traza para Auditoría, Publicación de Contenidos, etc.