El Biotechnology and Biological Sciences Research Council (BBSRC), principal ente público para la investigación biológica en el Reino Unido, utilizará Ultimus BPM Suite para automatizar el proceso de evaluación y distribución de subvenciones y becas para la investigación.

El BBSRC apoya la investigación y formación en investigación en universidades y centros de investigación de todo el Reino Unido, invirtiendo anualmente con este objetivo unos 366 millones de libras anualmente. La manera empleada hasta el momento para la demanda de subvenciones era a través de la utilización de formularios en papel, lo que provocaba pérdidas de tiempo a medida que esos formularios eran llevados de despacho en despacho. La automatización de este proceso por parte del BBSRC permite ahora agilizar las tareas administrativas y de evaluación implicadas.

Las peticiones de subvenciones de la BBSRC están sujetas a un proceso de revisión en el que se decide que propuestas ofrecen la mayor calidad para ser merecedoras de una determinada dotación económica. La solución de Ultimus ha sido elegida para poder gestionar las complejidades de la revisión de más de 6000 aplicaciones en un periodo de 12 meses.

Dos de los procesos sincronizados necesarios, el proceso de Demanda de Subvención y la Ronda de Otorgamiento, se basan ahora en la utilización de la plataforma Ultimus BPM para gestionar el workflow de estas peticiones, flujo de tareas que incluye tanto el proceso de evaluación como las tareas administrativas pertinentes. La suite de Ultimus ofrece además al BBSRC capacidades de monitorización y reporting que tienen en cuenta las fechas límite de los procesos de revisión según las condiciones establecidas por el propio ente público.

Ultimus ha sido elegido, según responsables del BBSRC, tanto por su flexibilidad como por satisfacer todos los requerimientos de sus procesos. Por otra parte, la oficina pública también ha destacado la rapidez de la implementación del sistema, que estuvo operativo en 52 días a partir del diseño del proyecto e incluyendo las fases de implementación, pruebas, documentación y formación.

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